Mukaanorganisaatiotutkimus, viestintä vaikuttaa suoraan tiimin jäsenten tehokkuuteen missä tahansa organisaatiossa. Mutta jos luet tätä artikkelia, tiedät todennäköisesti jo viestinnän tärkeyden, mutta tarvitset konkreettisia esimerkkejä, jotka auttavat sinua kouluttamaan tiimiäsi. Olemme siis tehneet työtä kootaksemme, analysoimalla ja hajottaaksemme tärkeitä viestintätaitoja, jotka auttavat tiimiäsi olemaan avoimempia ja parempia työntekijöitä.
Mitä ovat kommunikaatiotaidot?
Usein kun ajattelemme viestintää, se on melkein aina puhumista. Kun sanomme jonkun olevan hyvä kommunikaattori, tarkoitamme yleensä hyvää julkista puhujaa, karismaattista johtajaa tai jopa vakuuttavaa myyjää. Mutta,kommunikaatio ylittää puhumisen: kyse on yhteyksien luomisesta. Ihmisinä olemme yhteydessä ja kommunikoimme muiden kanssa monin eri tavoin. Lukuun ottamattapuhuminen, me myös:
Kirjoittaa: sähköpostit, tekstit, kirjalliset muistiot jne.
Toimia: kehonkielellä, palvelutoimilla ja yhteistyöllä. Kutsumme tätä joskus sanattomaksi viestinnäksi.
jaKuunnella: kauttaaktiivista kuunteluaja luoda tilaa muille puhua mielipiteistään ja ideoistaan.
Miksi kommunikaatiotaidot työpaikalla ovat tärkeitä?
Muista sepuhuminen, kirjoittaminen, näytteleminen ja kuunteleminen toimivat käsi kädessä. Ja jos sinä ja tiimisi olette taitavia kaikissa neljässä viestintätyypissä, menestyt ja saavutat tavoitteesi taatusti. Tämä johtuu siitä, että hyvät kommunikaattorit voivat:
hallita konflikteja,
virtaviivaistaa hitaita prosesseja,
ja motivoida työtovereita tuottavampaan työympäristöön.
Kun tiimisi kommunikoi hyvin, pystyt saamaan asiat valmiiksi nopeammin, koska kaikki ovat samalla sivulla ja voivat pitää toisiaan vastuullisina. Kompromisseja voidaan tehdä, kun konflikti syntyy. Ja kun sinulla on avoimesti kommunikoiva työpaikka, uusia ideoita ilmaantuu siellä täällä, mikä lisää huomattavasti tuottavuutta. Avoin ja empaattinen työpaikka pitää työntekijät motivoituina osallistumaan ja jopa edistämään innovaatioita.
10 parasta viestintätaitoa
Nyt on myös tärkeää luokitella jokainen viestintätyyppi, jotta voit johtajana tai kouluttajana tunnistaa nopeasti, millä alueilla sinun ja tiimisi on työskenneltävä. Tässä on erittelymme tärkeimmistä työpaikan viestintätaidoista (ja tavoista parantaa niitä):
1. Esitykset
Esitysten tekeminen on yksi yleisimmistä viestintämuodoista työssä. On yleinen käytäntö esittää raportteja, päivityksiä ja muistioita kokouksissa tiimin tai asiakkaiden kanssa visuaalisten apuvälineiden, kuten diojen tai videoiden, ohella. Voimme tallentaa esityksiä puhumisen alle, koska vaikka luot kauniita dioja, se on tehotonta, jos et pysty kommunikoimaan visuaalisia apuvälineitäsi oikein.
Suurin vinkkimme esitysten parantamiseen työpaikalla on varmistaa, että sanomasi eroaa dian sisällöstä.Älä vain lue dioistasi, vaan yleisösi osaa lukea.Varmista, että sanomasi lisää arvoa, tarkentaa tai selittää visuaalisuuttasi. Kirjoita muistiinpanoja etukäteen ja ota muistiin vihjeitä esitystäsi varten.
2. Neuvottelu
Ajattelemme usein neuvottelua kompromissien luomisena, kuten hyödyllisen lopputuloksen tai ratkaisun löytämistä kaikille liiketoimintakaupan osapuolille. Mutta vaikka et sulkisi sopimuksia, jokainen työntekijä neuvottelee, olitpa johtaja, työntekijä tai mahdollinen rekrytointi.Jokainen päätös, jonka teemme muiden ihmisten kanssa, sisältää neuvottelun.Siksi on niin tärkeää olla hyvä neuvottelija, joka tuottaa hyödyllisiä tuloksia kaikille osapuolille.
Tämä taito voidaan tallentaa puhumisen alle, koska neuvottelu tapahtuu ensisijaisesti keskustelun kautta. Ja aivan kuten shakkipelissä, se tarkoittaa sitä, että tiedät seuraavat liikkeesi, mukaan lukien mitä sanoa ja miten sanoa.
Kaksi perusasiaa tekevät hyvän neuvottelijan:luottamustajavalmistautuminen. Tiedä mitä haluat ja valmistaudu etukäteen. Muutedistyneet neuvottelutaidoton rakennettu näiden kahden varaan, joten kouluttajana on tärkeää luoda pohjatyö.
3. Konfliktinhallinta
Muista hetki ensimmäiset työhaastattelusi. Olet varmasti kysynyt, kuinka toimisit työtoverin kanssa, jonka kanssa et näe silmästä silmään, ja jatkaisit silti työtä. Koska todellisuus on, työpaikka on monipuolinen, etkä koskaan tule olemaan joka kerta 100% samaa mieltä kaikkien kanssa. Terve konfliktinhallinta on olennaista jokaiselle terveelle ja tehokkaalle tiimille. Se näyttää ratkaisevan erimielisyyksiä ammattimaisesti ja tuottavasti.
Joten miten teemme tämän? No, konfliktinhallinta on yhdistelmä erilaisia viestintätyyppejä, erityisesti kuuntelemista ja puhumista. Kyse on omistamisesta javaikeiden keskustelujen hallinta.
Konfliktinhallinta alkaa, kun lopetat konfliktien välttämisen. Varmista, että tiimisi on avoin ja rehellinen toisilleen. Tämä tarkoittaa, että edistät ympäristöä, jossa kaikkia kuullaan tasapuolisesti ja heille annetaan mahdollisuus puhua.
4. Sähköposti/Chat
Digitaalisella aikakaudella puolet keskusteluistamme tapahtuu chatin tai sähköpostin kautta. Sähköpostit ja muut työpaikkamuistiot kirjoitettiin ensisijaisesti virallisella kielellä tai yrityskirjoituksella. Mutta Internet-lingvisti Gretchen McCulloch selittää, että Internet on hämärtänyt rajat muodollisen ja epävirallisen kirjoitetun kielen välillä. Ei ole harvinaista käyttää hymiöitä ja lyhenteitä sähköposteissa ja virallisissa työmuistioissa, ja jopa paikallinen Slack-kanavasi käyttää todennäköisesti jo meemejä.
Tämä mielessä pitäen eri sävyjen, pituuksien ja sanavalintojen hallitseminen on avainasemassatehokas sähköposti- ja chat-viestintä. Lyhyt mutta tehokas sähköposti, joka on kaunopuheinen ja ytimekäs, houkuttelee ihmisiä, saa heidät lukemaan ja huokuu luottamusta.
Vinkkimme upeiden sähköpostien kirjoittamiseen on säilyttää nelyhyt ja empaattinen. Kirjoita aina ihmisille ja varmista, ettet hukkaa kenenkään aikaa. Ja tietysti, älä pelkää käyttää oikeinkirjoituksen tai kieliopin tarkistusta! Lisäksi, kun kyse on yhteystietojen hallinnasta, käyttämällä luotettavaa työkalua, kutenJaetut yhteystiedotvoi parantaa viestinnän tehokkuutta ja organisaatiota huomattavasti.
5. Kehon kieli
Siirrytään yhteen tärkeimmistä näyttelijätyyppisistä kommunikaatiotaidoista. Kehonkielesi sisältää tapasi, eleesi, ilmeesi jamuita ei-verbaalisia vihjeitä. Kehonkielesi vaikuttaa suoraan siihen, mitä sanot. Ne voivat joko olla ristiriidassa tai täydentää suullista viestintääsi. Työssä tämä on tärkeää, koska kehon kielen ymmärtäminen auttaa välttämään väärinkäsityksiä.
Avain onkeskittyä johdonmukaisuuteen. Joukkuetovereiden tulee olla helposti lähestyttäviä, mutta silti selkeitä ammatilliset rajansa. On myös ihanteellista, että et ole liian tiukka töissä auttaaksesi työtovereita olemaan rauhassa läsnäolosi kanssa.
Ryhmätyöstä on tehty monia organisaatiotutkimuksia, ja kerta toisensa jälkeen on tehty mmpositiivinen korrelaatio toimivan joukkueen ja suorituskyvyn/tulosten välillä. Joten rohkaise tiimiäsi olemaan helppo kehonkielensä kanssa.
6. Rapport Development
Tämä liittyy suoraan aikaisempaan taitoon ja tiimityöskentelyyn. Rapport on terve, harmoninen suhde, jolle on ominaista ystävällisyys ja keskinäinen ymmärrys. Tämä taito on toinen yhdistelmä kaikkia viestintätyyppejä kestävien työsuhteiden luomiseksi ja ylläpitämiseksi. Suhteen kehittäminen alkaa sen ymmärtämisestäihmissuhteet ovat välttämättömiä menestymiselle.
Kehitätpä suhdetta työtovereiden, esimiesten tai asiakkaiden kanssa, loppujen lopuksi et voi saavuttaa tavoitteitasi yksin. Yhteydenpito tärkeiden ihmisten kanssa työpaikalla helpottaa kaikkia työn osa-alueita. Loistavat työsuhteet avaavat myös mahdollisuuksia kasvuun ja kehittymiseen. Joten suhteiden rakentamisen ytimessä on tarveyhteistyötä.
Älä katso suhteiden kehittämistä asiakkaiden tai esimiesten imettämiseen, vaan ajattele sitä ryhmittymisenä ja toistensa vahvuuksien rakentamisena. Taitosarjasi voi täydentää tiimin jäsenen tai esimiehen taitoja. Paras vinkkimme suhteiden kehittämisen parantamiseen on säilyttää ryhmätyön ajattelutapa.
7. Aktiivinen kuuntelu
Kuunteleminen on aliarvostetuin viestintätaito, mutta mielestämme se on tärkein. Aktiivinen kuuntelu on täyttä tarkkaavaisuutta toisen ihmisen ymmärtämiseen, ymmärtämiseen ja empatiaa kohtaan. On niin paljon helpompaa kommunikoida jonkun kanssa, joka kuuntelee tarkasti, mikä tekee jokaisesta keskustelusta niin paljon tuottavampaa. Ja työssä se tarkoittaa, että voit ratkaista ongelmia ja luoda ratkaisuja paljon paremmin.
Aktiiviseen kuunteluun kuuluu tarkkaavainen kehonkieli, katsekontakti ja riittävästi aikaa.Tutkimuksia aktiivisesta kuuntelustajopa tunnistaa aktiivisen kuuntelemisen keskeiset elementit, kuten keskeytyksen välttäminen, kiinnostuksen ylläpitäminen, arvioinnin lykkääminen, tietojen järjestäminen ja kiinnostuksen osoittaminen.
Mutta pitääksemme asian yksinkertaisena, ytimessäaktiivinen kuuntelu antaa ihmiselle tilaa sanoa mielipiteensä. Anna heidän puhua ja varmista, että kehonkielesi helpottaa heitä.
8. Rakentava palaute
Toinen käytännöllinen viestintätaito on rakentavan palautteen luominen ja antaminen. Voit ajatella tätä toisena eri taitotyyppien yhdistelmänä, koska voit antaa palautetta useilla tavoilla. Se on myös taito, koska se ei ole aina helppoa.
Rakentavan palautteen antaminen on tasapainoilua raa'an rehellisyyden ja tuottavan välillä. Muista, että rehellisyys ei aina ole hyödyllistä, kun kommunikoit negatiivisesti.
Mutta palautetta arvostava organisaatio vakuuttaa ryhmille heidän arvostaan ja siitä, että heidän ajatuksensa, mielipiteensä ja tunteensa ovat päteviä. Vaikka kaikki eivät pidä palautteen antamisesta kasvokkain, on monia digitaalisia vaihtoehtoja, jotka voit integroida työprosesseihisi. Vainvarmista, että palaute on saatavilla kaikissa työn vaiheissaja priorisoitu.
9. Virtuaalinen viestintä
Monilla työpaikoilla käytetään nyt etä- tai hybridilähestymistapaa, mikä tarkoittaa, että saat paljon Zoom-puheluita. Pandemian jälkeisessä maailmassa olemme ymmärtäneet, että siihen on olemassa taidettakommunikoida videoneuvottelun kautta.
Se ei ole helppoa. Et tiedä, miten ihmiset reagoivat, ja voit olla yksin kotona ja puhua käytännössä itsellesi. Mutta jos voit kiinnittää ihmisten huomion Zoom-puhelulla, voit tehdä sen helposti tosielämässä.
Monet videokokousvinkit kertovat sinulle tämän ensin: investoi parempiin laitteisiin. Kyllä, olemme samaa mieltä, paremman mikrofonin hankkiminen takaa, että kaikki kuulevat sinut paremmin, muttaheikoimmallakin kameralla voit silti vangita verkkoyleisön. Sinun tarvitsee vain valmistautua.
Tässä muutamia nopeita videopuheluvinkkejä:
Puhdas tausta hyvässä kulmassa.
Älä näytä siltä, että olet juuri noussut ylös, vaan näytä siltä, että esittelet hyvällä ryhdillä ja kehonkielellä.
Katso kameraasi puhuessasi, älä vain näytöltäsi.
Pidä näytöt valmiina jaettavaksi välttääksesi kuollutta ilmaa! Kyse on näppärästä olemisesta.
Ja tietysti pidä kaikki yksinkertaisena ja varmista, että jokainen hetki on arvokas.
10. Tarinankerronta
Ei, tässä ei ole kyse kaunokirjallisuuden kirjoittamisesta tai kirjan lukemisesta päiväkodin oppilaille. Tarinankerronta on merkityksen ja viestien luomista kuvien, yhteyksien ja tunteiden avulla. Yrityksenä voit myydä tuotettasi tai palveluasi luomalla merkityksellisen tarinan, joka sitoo kohdemarkkinasi. Työntekijöinä tarinankerronta on tehokas tapa luoda raportteja, tehdä esityksiä ja jopa saada esimiehesi hyväksymään uudet projektit.
Tarinan suunnitteluon aika perus.Jokaisella tarinalla on alku, keskikohta ja loppu. Kaikella, pienimmilläkin yksityiskohdilla on merkitys. Joten kun rakennat tarinaa brändille tai jopa esitykselle, kysy itseltäsi:
Mikä on lopputulos/loppu?
Miten pääsemme sinne?
Mitä asioita tarvitsemme saavuttaaksemme ihanteellisen lopputuloksen?
Näiden yksinkertaisten ohjeiden avulla voit rakentaa minkä tahansa houkuttelevan tarinan.
5 tehokasta viestintävinkkiä käytettäväksi työssä
Nyt kun olemme keskustelleet erityisistä viestintätaidoista yksityiskohtaisesti, olemme luoneet luettelon nopeista vinkeistä, joiden avulla voit parantaa viestintää helposti.
Edistää turvallista ympäristöä
Työntekijät ja johtajat kommunikoivat todennäköisemmin avoimesti ja mukavasti ympäristössä, jossa ei ole tuomioita. Tee siitä politiikka. Varmista jokaisessa kokouksessa tai keskustelussa, että jokaisella tiimin jäsenellä on mahdollisuus puhua. Integroiasianmukaista monimuotoisuutta ja osallistamista koskevaa politiikkaajoka tekee jokaisen ihmisen mukavaksi olla paras itsensä. Ja katso kuinka tehokkaita tulokset ovat.
Luo tilaa harjoitukselle
Meidän on myönnettävä, että kommunikointi ei ole helppoa kaikille. Jokaisella on oma tyylinsä ja eri kommunikaatiomuodot ovat vaikeita. Joten jos haluat auttaa tiimiäsi kehittymään eri tavoin, varmista, että sinulla on tilaa tehdä niin ilman seurauksia. Tarjoa esimerkiksikoulutuskurssejatai istuntoja, joissa tiimin jäsenet voivat simuloida viestintätaitoja. Varmista esityksiä varten, että kaikilla on vuoro raportoida. Tällaisilla yksinkertaisilla asioilla pääsee pitkälle.
Käytä mukavaa kieltä
Mukava kieli ei välttämättä tarkoita epävirallista tai rentoa. Löydä tiimillesi sopiva kieli. Älä esimerkiksi unohda käyttää osallistavaa kieltä ja kunnioittaa pronomineja, mutta myös löytää tapoja pitää ryhmäkeskustelut kevyinä ja edistää suhteiden kehittymistä.
Löydä tasapaino ammattimaisen ja helposti lähestyttävän välillä. Tämä voi näyttää erilaiselta eri tiimeissä, joten älä pelkää kuunnella, mitä kollegasi pitävät. Muista, että se alkaa kuuntelemisesta.
Älä pelkää siirtyä digitaalisuuteen
Hyödynnä Slackin kaltaisia viestintäkanavia ja erilaisia integraatioita, jotka auttavat palautteen antamisessa. Jaa hyödyllisiä blogeja, videoita ja resursseja, jotka auttavat tiimiäsi kommunikoimaan tehokkaasti. Ota tarvittaessa virtuaalisia kokouksia. Se on se etu, että sinulla on laaja valikoima viestintäkanavia.
Integroi helppokäyttöinen oppiminen
Koulutuspäällikkönä sinun ei tarvitse aloittaa tyhjästä. Saatavilla on jo useita koulutusresursseja, jotka tekevät kaiken puolestasi.Mobiili oppimisalustatlähetä upeita viestintäkoulutuskursseja suoraan tiimisi laitteisiin. Mikrooppimiskurssit ovat täynnä tietoa, jota tiimisi voi ottaa liikkeellä ollessaan, joten on aina hyvä idea hyödyntää näitä resursseja.
Kokeile EdAppia, mikrooppimisalustaa, joka isännöi erilaisia mukautettavia viestintätaitokursseja ilmaiseksi!
