Kirjalliset viestintätaidot (2023-opas) (2024)

Mitä on kirjallinen viestintä?

Yksinkertaisesti kirjoitettunaviestintääviittaa viestin välittämiseen kirjoitettujen symbolien avulla.

Se eroaa verbaalisesta viestinnästä siinä, että se on sanoja muistiinpanoa eikä puhumista. Kirjallisen viestinnän luonne tarkoittaa, että voit tietoisesti valita ja muokata sanoja niin, että saat pointtisi parhaiten perille.

Aina kun kaksi ihmistä vaihtavat painettuja sanoja – olipa kyseessä käsintehty kirje, lyhyt tekstiviesti tai lyhyt sähköposti – he ovat yhteydessä kirjalliseen viestintään.

Kirjallisen viestinnän edut

Kirjallisella viestinnällä on monia etuja, jotka tekevät siitä yleisimmän ja tehokkaimman tavan liiketoiminnalle.

Sitä käytetään kaikissa organisaatioissa ympäristöstä riippumatta, ja se voi olla monenlaistasähköpostittyöntekijöiden käsikirjoihin.

Liiketoiminnassa uskotaan olevan neljää erilaista kirjallista viestintää:

• Transaktio
• Vakuuttava
• Tiedottava
• Opetus

Kirjallisen viestinnän lukemattomat edut tekevät siitä monissa tapauksissa tehokkaamman vaihtoehdon kuin suullinen viestintä.

Ensinnäkin sen avulla lähettäjä voi huolellisesti muotoilla viestin, jotta se tavoittaa suuren joukon ihmisiä. Vaikka sydämestä puhuminen ilman käsikirjoitusta voi tuntua henkilökohtaiselta ja vilpittömältä, siinä voi myös olla vaara, että hyvää tarkoittavat sanat tulkitaan väärin.

Sanallisen aspektin poistaminen auttaa lieventämään tätä ja samalla luo fyysisen tai virtuaalisen paperiradan, johon voidaan viitata tulevaisuudessa. Tämä pysyvä tietue mahdollistaa yritysten pääsyn tietoihin nopeasti, usein vuosia myöhemmin.

Se on myösparas viestintävaihtoehtopitkiä tai monimutkaisia ​​tietoja välitettäessä, koska se mahdollistaa perusteellisen käsittelyn tavalla, jota sanallinen vuorovaikutus ei pysty.

Myös kirjallinen viestintä määrittelee brändin esittämällä sen halutuilla elementeillä.

Koska kirjallista viestintää käytetään niin laajasti, oppiminen ja tehokkaiden kirjoitustaitojen kehittäminen on korvaamatonta. Laadukkaan kirjallisen viestinnän luominen on paljon muutakin kuin sanojen laittamista sivulle; se on tapa ilmaista tunteitasi, herättää kehotus toimia ja saada muiden luottamus.

Kirjallisen viestinnän vahvuus piilee viestisi tehokkuudessa. On erittäin tärkeää, että valitset oikeat sanat, lauserakenteen ja kappaleiden koheesion.

Ihmiset luottavat enemmän kirjoitettuun sisältöön, joten pidät tehokasta työkalua käsissäsi!

Mitkä ovat kirjallisen viestinnän päätyypit?

Kirjallisen viestinnän päätyyppejä ovat:

• Sähköpostit– Sähköpostista on tullut erittäin suosittu viestintätapa yrityksissä nopean toimituksensa, helppokäyttöisyytensä ja suuren yleisönsä vaivattoman tavoittamisen ansiosta. Sähköpostien tulee olla ytimekäs kiinnittääkseen huomion, joten käytä luettelomerkkejä ja numeroituja luetteloita.
• Kirjaimet– Yksi tärkeimmistä kirjallisen viestinnän muodoista,kirjaimetovat väline, joka on kestänyt ajan kokeen. Heidän tulee käyttää yksinkertaista kieltä, jossa on moitteeton oikeinkirjoitus ja kielioppi.
• Sopimukset– Niissä kuvataan yksityiskohtaisesti osapuolten oikeudellisesti sitovia sitoumuksia. On tärkeää, että sopimukset laaditaan yksityiskohtaisesti ja selkeästi.
• Alushousut– Kuten nimestä voi päätellä, tämän viestintämuodon tulisi olla lyhyttä. Nämä tekstimuodot ovat yleensä valmiita antamaan tietoja toiselle henkilölle ennen kokousta.
• Muistiinpanot– Näitä lyhyitä kirjeitä käytetään yleensä kommunikointiin saman organisaation työntekijöiden kanssa. Niiden tulee sisältää vain tietoja, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä sen varmistamiseksi, että ihmiset vievät pois keskeiset tosiasiat.
• Kokouksen esityslistat– Kokouksen esityslistat jaetaan ennen kokoontumista, jotta osallistujille tiedotetaan suunnitelluista keskusteluaiheista. Niiden tulee olla riittävän yksityiskohtaisia, jotta lukija tietää, mitä tapahtuu, mutta vältä tarpeettoman tiedon ylikuormitusta.
• Tiedotteet– Tiedote on yhteiselle alueelle asetettu ilmoitus, jossa tiedotetaan työntekijöille hätätilanteista ja tärkeistä asioista. Sen päätarkoituksena on välittää kiireellistä tietoa, joten tämän viestinnän on oltava lyhyttä ja ytimekäs.
• Ilmoitukset– Ihmiset etsivät ilmoitusviestinnässä kohokohtia, joten käytä kirjasinominaisuuksia, kuten lihavointia ja alleviivausta, kiinnittääksesi huomion tärkeimpiin osiin.

Kirjalliset viestintätaidot: määritelmät ja esimerkit

Mitkä ovat 10 parasta kirjallista viestintätaitoa vuonna 2023?

Olemme tarkastelleet kirjallisen viestinnän päätyyppejä ja kuinka ne eroavat suullisesta viestinnästä.

Nyt käymme läpi 10 parasta taitoa, joita tarvitaan tehokkaan kirjallisen viestinnän luomiseen. Seuraamalla vaiheitamme voit kehittää ja vahvistaa taitojasi tullaksesi asiantuntijaksi muiden sitouttamiseen tekstin avulla.

1. Tiedä tavoitteesi

Erilaiset kirjalliset viestintätyypit sopivat eri tarkoituksiin. Jos tehtäväsi on välittää tietoa parhaaksi katsomassasi muodossa, tutki jokaisen edut päättääksesi, mikä sopii viestiisi parhaiten.

Kun olet päättänyt tyypin tai sinua on pyydetty kirjoittamaan tietyssä muodossa, selvennä, mitä haluat tapahtuvan kirjallisen viestisi tuloksena.

Ottaa aselkeä tavoitemielessä auttaa pitämään kirjoituksesi ytimekkäänä. Tarvitsetko lukijan vastaamaan, ryhtymään toimiin tai vain olemaan tietoinen tärkeästä tiedosta?

Olipa tavoitteesi mikä tahansa, määrittele se mahdollisimman nopeasti viestin alussa. Johtaminen avainkohdan kanssa varmistaa, että selaavat lukijat ymmärtävät, mitä heiltä vaaditaan.

2. Tee viestistäsi selkeä

Kirjallinen viestintä voi olla paljon anteeksiantavampaa kuin sen suullinen vastine. Sinulla on aikaa valita huolellisesti oikeat lauseet välittääksesi viestisi.

Vaikka saatatkin tuntea, että nyt on tilaisuutesi häikäistä yleisösi pitkillä sanoilla ja sydämellisillä tunnustuksilla, muista pitää kirjoituksesi selkeänä.

Selkeä kirjoittaminen auttaa lukijaa ymmärtämään, mitä sanot, ja muodostaa kysymyksiä lisäselvitysten saamiseksi. Voit kirjoittaa selkeästi yksinkertaisella kielellä ja pitäytymällä konkreettisissa, erityisissä tiedoissa.

Ole ankara muokkauksissasi ja jätä pois kaikki, mikä heikentää tekemäsi pointtia.

3. Selitä pointtisi ytimekkäästi

Mitä tahansa muotoa käytätkin, pointtisi ytimekäs selittäminen on ratkaisevan tärkeää.

Vaikka tiedotusvälineet, kuten sähköpostit ja kirjeet, sallivat pidemmän viestin kuin lyhyttekstit ja muistiot, sinun tulee silti olla varovainen pitämään viestintäsi ytimekkäänä.

Sisällytä vain tarpeelliset tiedot. Jos käytät liikaa sanoja kertoaksesi yleisölle, mitä heidän on tiedettävä, he todennäköisesti menettävät kiinnostuksensa ja lopettavat lukemisen.

Kun olet kirjoittanut ensimmäisen luonnoksesi, lue läpi ja tarkista, täyttääkö jokainen lause seuraavat kriteerit:

• Onko viestin tavoite selkeä ja konkreettinen?
• Onko tämä yksityiskohta tarpeen, jotta lukija ymmärtää viestini tavoitteen?
• Onko tämä lause kirjoitettu mahdollisimman yksinkertaisesti ja suoraan?

Jos vastaus johonkin näistä on jokin muu kuin kyllä, tee muutoksia.

4. Oikoluku huolellisesti tarkistaaksesi oikeinkirjoituksen ja kieliopin

Tämä on erittäin tärkeä taito kehittää, varsinkin jos olet luomassa virallista viestintää tärkeän viestin kanssa.

Kun olet saanut ensimmäisen luonnoksen, lue tekstisi huolellisesti läpi – mieluiten tulostettuna, sillä tutkimukset osoittavat, että musteen lukeminen paperille on tehokkaampaa vedostukseen kuin näytöltä – ja korosta mahdolliset virheet ja tee muistiinpanoja korjauksista.

Oikeinkirjoituksen ja kieliopin täydellisen ymmärtämisen saavuttaminen edellyttää harjoittelua. Kun olet tehnyt tämän prosessin muutaman kerran, sinulla on paljon parempi käsitys ja kirjoittaminen paranee.

Kun opit, muista, että oikeinkirjoituksen tarkistus on paras ystäväsi.

5. Harkitse yleisöä etukäteen

Viestinnän tyyli riippuu todennäköisesti suuresti kohdeyleisöstäsi. Kirjoitatko esittelyä ystävällesi tai teetkö laillista sopimusta?

Kun harkitset kenen kanssa olet yhteydessä ennen kirjoittamisen aloittamista, voit aloittaa oikealla tiellä.

Sinun tulee miettiä, mikä sävy, kieli ja muoto sopivat parhaiten käyttämääsi viestintävälineeseen. Empatialla kirjoittaminen sitouttaa lukijasi ja osoittaa heille, että välität.

6. Vältä tarpeetonta ammattislangia

Jargoni on tarpeettoman monimutkaista kieltä, jota käytetään mieluummin vaikutuksen tekemiseen kuin tiedottamiseen. Se eroaa teknisestä kielestä, joka on joskus tarpeen perustellasi.

Jos otat huomioon sävelsi ja yleisösi, voit tehdä vaikutuksen pelkällä englannin kielellä ilman turhia sanoja. Jos haluat viitata lyhenteisiin tai lyhenteisiin, muista selittää niiden merkitys ensimmäisessä maininnassa.

Sen lisäksi, että ammattikieltä hämmentää lukijaa, se saa myös kirjoituksesi näyttämään epärehelliseltä ja huonosti perillä.

"Kielellisen konkreettisuuden vaikutus" -nimisessä tutkimuksessa todettiin, että "sisältö arvioitiin aidoksi konkreettisella kielellä kirjoitettuna kuin abstraktilla kielellä kirjoitettuna". Muista, että vähemmän on enemmän, ja astu pois synonyynnistä.

7. Selitä aiempien kokousten merkitys

Saattaa olla tapauksia, joissa sinun on viitattava edelliseenkokouksiaottaa kantaa siihen, mitä nykyisyydessä tapahtuu.

Jos teet tämän, varmista, että selität edellisen kokouksen merkityksen.

8. Lyö oikea sävy

Kirjallisen viestinnän sävy viittaa sanojesi "ääneen". Liikekirjoituksessa sinun tulee käyttää ammattimaista sävyä vaihtelevalla ystävällisyydellä ja muodollisuudella.

On tärkeää, että annat viestinnässäsi oikean sävyn käyttämäsi tyypistä riippumatta.

Kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:

• Kenelle sinä puhut?
• Voitko puhua rennosti vai pitäisikö sinun käyttää muodollisempaa sävyä?
• Mitä pyydät viestilläsi?
• Mitkä ovat tärkeimmät tiedot, jotka haluat lukijan saavan viestistäsi?

Joissakin tapauksissa saatat tuntea, että on parasta löytää tasapaino ammattimaisen ja ystävällisen sävyn välillä. Huolellisesti sijoitettu, hyvää toivova tervehdys voi houkutella lukijasi ja lisätä viestintään persoonallisuutta.

Oikean sävyn saaminen vahvistaa viestintääsi ja pyytää tarvitsemaasi vastausta.

9. Järjestä viestintä oikein

Viestinnän tyypistä riippuen sinun on käytettävä erilaisia ​​muotoja ja rakenteita.

Pidemmille teksteille, kuten kokousten esityslistalle tai raporteille, voi olla hyödyllistä luoda luonnos ennen tietojen kirjoittamisen aloittamista.

Järjestä ajatuksesi ja määritä järjestys, jossa tietojen pitäisi näkyä. Loogisessa järjestyksessä kirjoittaminen on hienovarainen, mutta keskeinen taito, joka on hallittava auttaaksesi lukijaa saamaan tarvitsemansa tiedot.

10. Muokkaa viestejäsi perusteellisesti

Kun olet oikolukenut kirjoituksesi tarkistaaksesi mahdolliset kirjoitus- ja kielioppivirheet, sinun tulee tarkastella viestintäsi sävyä ja rakennetta tarkemmin.

Nyt on aika olla rehellinen itsellesi ja esittää kysymyksiä työsi selkeydestä ja tehokkuudesta:

• Miten kirjoitus sujuu?
• Onko siinä järkeä, kun se luetaan ääneen?
• Onko liikaa tarpeettomia yksityiskohtia?
• Onko puuttuvia yksityiskohtia, joita tarvitaan pääasian ymmärtämiseksi?
• Onko se kirjoitettu yksinkertaisella ja suoralla tyylillä?

Kun olet arvioinut nämä kysymykset ja tehnyt muutoksia, siirrä luonnos sivuun ja kehitä jotain muuta. Palaa sitten asiaan ja kysy itseltäsi nämä kysymykset uudelleen uusin silmin havaitaksesi kaikki tarpeettomat yksityiskohdat.

Voit myös pyytää kollegaa – tai vielä parempi ystävää tai perheenjäsentä, joka ei tunne kontekstia (kunhan tiedot eivät ole arkaluonteisia tai luottamuksellisia) – lukemaan luonnoksen ja antamaan palautetta.

Lopulliset ajatukset

Kirjallinen viestintä on lähes jokaisen työympäristön tukipilari. Se on tehokas työkalu, jonka avulla voidaan jakaa tietoa valtavan määrän ihmisiä muutamassa minuutissa.

Tapa, jolla kirjoitat viestin, on erittäin tärkeä. Sillä on potentiaalia sitouttaa ja vakuuttaa työntekijät ja ulkoiset sidosryhmät.

Riippumatta siitä, vaaditaanko sinun tuottamaan kirjallista viestintää työssäsi joka päivä tai paljon harvemmin, näiden kykyjen oppiminen voi rikastuttaa elämääsi yleisesti.

Kirjalliset viestintätaidot, kuten tiivis ja ytimekäs kommunikointi sekä oikean sävyn käyttäminen, voivat siirtyä työpaikan ulkopuolelle. Ne ovat vahvoja ominaisuuksia, jotka voivat auttaa sinua saamaan haluamansa kaikilla elämäsi alueilla.